Home Contact

Werkkostenregeling.net

 

 

STAPPENPLAN
NAAR DE NIEUWE VASTE KOSTENVERGOEDING

Ga naar

De nieuwe workshop
De werkkostenregeling 2015
2 sporen
Totaal vernieuwd en uitgebreid

Alles weten over de Werkkostenregeling? "De Werkkostenregeling 2015: 2 sporen". In de nieuwe workshops gaan we natuurlijk in op de veranderingen en verbeteringen die het ministerie van Financiën voorstelt. Ook aandacht voor "hoe verander ik de arbeidsvoorwaarden", "de onderbouwing van de vaste kostenvergoeding" en "hoe voer ik zelf een scan uit". De nieuwe workshops zijn geschikt voor personen die zich voor het eerst verdiepen in de werkkostenregeling maar door de nieuwe onderdelen ook prima als aanvulling op de workshops die in 2010, 2011,2012 en 2013 gehouden zijn. Lees hier meer over de workshops. Kijk voor meer informatie en de data op www.bdo.nl/alp.
.


 

Stap 1 Bezie de onderbouwing van de vaste kostenvergoeding
Onder de werkkostenregeling kunnen nog maar een beperkt aantal kostensoorten onbelast vergoed worden waaronder een aantal gerichte vrijstellingen. Een deel daarvan kan in de praktijk dienen ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding. De volgende kostensoorten zij "gericht vrijgesteld":: - reis en verblijfskosten bij dienstreizen en maaltijden bij overwerk; - studiekosten, kosten congressen, workshops, seminars etc. en outplacement; - kosten evc-procedure; - extraterritoriale kosten; - zakelijke verhuiskosten.

Met name de verblijfkosten en de extraterritoriale kosten lenen zich voor het opnemen in een vaste kostenvergoeding. Het gaat dan om de kosten die de werknemer ten behoeve van zichzelf maakt bij bijvoorbeeld zakelijke reizen. Hierbij valt te denken aan (de eigen) lunchkosten, kleine consumpties, extra uitgaven vertier bij een zakelijke overnachting en de overnachting zelf. De staatssecretaris is overigens soms wat warrig: als de werknemer naar bijvoorbeeld een voetbalwedstrijd gaat kijken met een relatie dan zijn de kosten die de werknemer maakt niet gericht vrijgesteld, maar vallen deze (als externe representatiekosten) onder de intermediaire kosten. Lees deze passage hier.

De kosten die ten behoeve van een derde worden gemaakt zijn volgens de staatssecretaris ook doorgaans intermediaire kosten. Intermediaire kosten zouden volgens hem niet in een vaste kostenvergoeding kunnen zitten.

De Belastingdienst lijkt de staatssecretaris niet te volgen. Tijdens een bijeenkomst op 9 juni 2010 gaf een medewerkster van de Belastingdienst aan dat intermediaire kosten toch onderderdeel mogen uitmaken van de onderbouwing van een vaste kostenvergoeding. Welke kosten in ieder geval niet meer deel mogen uitmaken van de onderbouwing van de vaste kostenvergoeding zijn: - kosten mobiele telefoon; - kosten internet thuis en kleine kantoorkosten; - vakliteratuur thuis; - interne representatiekosten. Bestaat de vergoeding alleen maar uit verblijfkosten die de werknemer onderweg maakt (en volgens het nieuwe standpunt intermediaire kosten), dan hoeft de onderbouwing in beginsel niet te worden aangepast. Mogelijk moet er wel een steekproef plaatsvinden (zie stap 5).

 

Stap 2 Inventariseer declaraties en andere verstrekkingen
Om te kunnen bezien welke vaste vergoeding straks mogelijk is, is het natuurlijk ook belangrijk om te weten wat de werknemer kan declareren en welke kosten de werkgever rechtstreeks voor zijn rekening neemt.

 

Stap 3 Vormgeven nieuwe kostenvergoeding en declaratiereglement
Misschien is het niet altijd nodig, maar in de meeste situaties zal de vaste kostenvergoeding, maar ook zo goed als zeker het declaratiereglement moeten worden aangepast. Eventueel zal geschoven moeten worden tussen beide regelingen met bepaalde kosten. Ook kunnen andere vergoedingen (reiskostenvergoedingen voor woon-werk verkeer) mee worden genomen.

 

Stap 4 Afstemmen met Belastingdienst
Voorafgaand aan het vormgeven van een nieuwe vaste kostenvergoeding dient mede in verband met de onduidelijkheden die besproken zijn bij Stap 1 met de Belastingdienst afgestemd worden welke kostensoorten onderdeel mogen gaan uitmaken van de vaste kostenvergoeding.

 

Stap 5 Aanpassen kostenvergoeding en declaratiereglement
Afhankelijk van de reactie van de Belastingdienst zouden de regelingen kunnen / moeten worden aangepast.

 

Stap 6 Steekproef houden
Onder de werkkostenregeling geldt dat voor het verstrekken van een vaste kostenvergoeding altijd geldt dat vooraf een steekproef moet hebben plaats gevonden waaruit blijkt dat de vaste kostenvergoeding gerechtvaardigd is. Als er zo'n steekproef eerder al heeft plaats gevonden en de kostenvergoeding hoeft niet te worden aangepast of de kostenvergoeding is naar beneden bijgesteld omdat bepaalde kosten er geen onderdeel meer van uitmaken (zie Stap 1) dan zou naar onze mening geen nieuwe steekproef te worden. Eventueel zou dat bij het afstemmen van de kostenvergoeding met de Belastingdienst kunnen worden meegenomen evenals de vormgeving van een eventuele steekproef.

 

Stap 7 Definitief vormgeven van de nieuwe vaste kostenvergoeding en declaratiereglement
De resultaten van de steekproef kunnen aanleiding geven de regelingen aan te passen. Eventueel zou de definitieve regeling ook nog kunnen voorgelegd aan de Belastingdienst.

Vergeet uiteraard ook niet dat in voorkomende gevallen de nieuwe afspraken ook met het personeel of de personeelsvertegenwooordiging dienen te worden afgestemd.